יתרונות וחסרונות עיקריים של שיתוף קבצים בענן

עבודה בעסק בו יש עובדים הפזורים בכמה מקומות שונים, כאשר יש צורך לעתים לאפשר שיתוף קבצים או העברה של קבצים בניהם, הוא כאב ראש לא קטן למרבית העסקים. הבעייתיות היא סביב נושא אבטחת המידע וגם יצירת הקשר בין צד אחד לשני כדי להבטיח העברת קבצים מהירה ותקינה בניהם. הפתרון המומלץ ביותר לכך כיום הוא באמצעות שיתוף קבצים בענן.

שיתוף קבצים בעסק הוא לא עניין של מה בכך. לעתים יש ליצור העברת קבצים בין איש מכירות שטח למחלקת המכירות במשרד ומשם למחלקת שירות לקוחות. יש מקרים אחרים בהם 2-3 אנשי צוות אמורים לחלוק קבצים יחדיו כדי לסיים פרויקט כלשהו שלכל אחד מהם יש חלק אחר. עד לפני כמה שנים כולם היו אמורים להיות מול המחשבים שלהם, עם עדיפות למיקום זהה במשרדי החברה כדי שיוכלו לעבוד כראוי.

היום כבר אין צורך בכך ואפשר לשתף קבצים באמצעות שרתי אחסון בענן. המערכת מאפשרת לכל עובד בעסק לקבל הרשאה למערכת ולהיכנס אליה (לאן שהוא רשאי להיכנס) כדי לשתף קבצים עם אחרים. בדרך זאת אפשר ליצור פעילות שוטפת ותקינה בין עובדים ממחלקות שונות או עובדים שנמצאים במקומות שונים וזאת מבלי שיצטרכו להיפגש האחד עם השני פיזית לשם כך.

מה היתרונות של מערכת שיתוף קבצים בענן?

למערכת ניהול קבצים בענן יש כמה יתרונות:

• סנכרון – ניתן לסנכרן את הקבצים בין מערכות הפעלה שונות או מכשירים שונים.
• אינטגרציה – המערכת משתלבת עם מערכות חשובות אחרות כמו מערכת מיילים של העסק וכדומה.
• אחידות – כאשר כולם מתחברים לאותה המערכת ועושים שימוש באותה התוכנה אז כולם באותה הגרסה ואין מצב של אי התאמות.
• נוחות – אפשר להתחבר למערכת של אחסון בענן מכל מקום ובכל שעה.
• אבטחה – מערכת ניהול קבצים בענן נשענת על שרתים מאובטחים ברמה גבוהה מאוד שנמצאים במקום מרוחק שנבנה במיוחד לשם אבטחה שלהם. שרת וירטואלי שכזה הרבה יותר בטוח ממחשבים פיזיים בבית העסק או אפילו מכשירים סלולריים שונים.
• גיבוי – אחת הסכנות הגדולות ביותר הנוגעות לקבצים היא פריצה של האקרים ומחיקה שלהם או הצפנה ודרישת כופר עבור שחרור שלהם. באמצעות שרת וירטואלי אפשר לבצע גיבוי בענן לכל הפעילות שלכם ולשחזר את הקבצים והגישה אליהם בכל רגע נתון.

מה החסרונות של ניהול קבצים בענן?

כמו בכל דבר טוב יש לעתים גם מעט מהפחות טוב. אלו החסרונות של שיתוף קבצים בענן:

• תלות בספק – כאשר כל הקבצים שלכם נמצאים בשרת וירטואלי מרוחק אתם תלויים באותו הספק ומקווים שלא יעשה שימוש לרעה במידע שיש בקבצים הללו או שפשוט… לא ייעלם בהפתעה.
• עומסים – לעתים העבודה היא על קבצים כבדים מאוד וכאשר כמה מחלקות או צוותים עובדים באותו הזמן ומעבירים קבצים שכאלו יש עומסים וייתכן שקצב העבודה יהיה איטי יותר. יש לוודא שהספק מעניק לכם יכולות חזקות מספיק לצרכים שלכם.
• אבטחת מידע – לעתים יש מגבלות על קבצים שאי אפשר לנהל באמצעות מחשוב ענן (לעורכי דין למשל יש מגבלות כאלו) ולעתים פשוט צריכים לוודא שאכן יש רמה מספקת של אבטחה כדי להגן על התוכן שיש בקבצים שלכם.

למרות החסרונות אין כל ספק שהיתרונות הרבים והקדמה הטכנולוגית מחייבת עסקים רבים לחשוב על מעבר לשירותי מחשוב בענן ושיתוף קבצים בענן.