בעלי עסקים קטנים חושבים איך לחסוך ככל שניתן ובמקביל מה יהיה הכי פרודוקטיבי עבורם מבחינת השקעה ביחס של עלות מול תועלת. אחד הנושאים שיש התלבטות לגביהם הוא האם להעסיק מנהלת משרד במשרה מלאה או לשכור מנהלת משרד במיקור חוץ. יש לנו כמה תובנות בעניין זה.
בשנים האחרונות יש מגמה של שינוי משמעותי בעולמם של בעלי עסקים קטנים או פרילנסרים. רבים בוחרים לעבוד ללא משרד פיזי או להחזיק משרד קטן בחלל עבודה. לעתים אפילו הם בוחרים לנהל את הפעילות "המשרדית" שלהם מבית הקפה השכונתי.
השינוי הגדול חל בעקבות התפתחות הטכנולוגיה בשנים האחרונות, הרצון לחסוך בהוצאות מיותרות (כל עוד הדבר לא פוגע אלא אפילו מייעל את התפוקה בעסק), והכלים שיש היום לעבודה מרחוק או באמצעות הוצאה של עבודות שונות, כולל של שירותי משרד, לספקי שירות במיקור חוץ. בין השאר התעוררה האפשרות של העסקת מנהלת משרד במיקור חוץ לביצוע המטלות הללו.
האם כדאי להעסיק מנהלת משרד במשרה מלאה או להעסיק כזאת במיקור חוץ?
בעלי עסקים קטנים לא מעטים מתלבטים בין צירוף של מנהלת משרד במשרה מלאה (או אפילו חצי משרה) או בשכירת שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ. בשנתיים האחרונות יש עלייה משמעותית בבחירה של האפשרות השנייה.
נקודות מפתח לטובת שכירת שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ:
- עלות – יש העדפה ברורה לשלם עבור ביצוע מטלות ממוקדות ומוגדרות מראש בהיקף שעות עבודה ידוע במקום תשלום שכר חודשי כולל תלוש שכר וכל ההוצאות המתלוות לכך.
- מוטיבציה – מנהלת משרד שמועסקת על בסיס ריטיינר של שעות עבודה סביב מטלות שהוגדרו מראש מגיעה עם מוטיבציה גבוהה לבצע את כל המטלות שלה כפי שנקבע ולא מחפשת "להעביר זמן" במשרד בשעות המתות שלו.
- התפתחות – מנהלת משרד במיקור חוץ מאפשרת לכם להתמקד במה שאתם טובים בו ולדעת שהכול מנוהל על ידי אשת מקצוע מנוסה שהביצועים שלה ניתנים למדידה ולכן הראש שלכם שקט מהתנהלות פנים משרדית סביב מה בוצע ומה טרם בוצע.
אפשר להבין שיש יתרונות רבים לשיטה החדשה יותר והיא אולי לא מתאימה לכל בעל עסק או לעסקים גדולים יותר אבל עבור בעלי עסקים קטנים היא מושלמת ויכולה לתת מענה לכל צורך עסקי שלהם.
במה מטפלת מנהלת משרד במיקור חוץ?
מנהלת משרד במיקור חוץ מקבלת רשימה של מטלות שעליה לבצע על בסיס שעות בהיקף שנקבע מראש או כמות פעולות שהיא נדרשת להם. בין המטלות הללו אפשר לכלול:
- אדמיניסטרציה במיקור חוץ – טיפול בניירת משרדית, משלוח וקבלת דואר ומיילים, מענה טלפוני.
- ניהול לקוחות במיקור חוץ – מתן שירות לקוחות, שימור לקוחות, פתרון בעיות ללקוחות.
- ניהול כספים במיקור חוץ – הנהלת חשבונות, גבייה. תשלומים, דו"חות של מאזנים.
- ניהול ספקים במיקור חוץ – איתור ספקי שירות, התנהלות מול ספקים, מעקב אחר עבודת הספקים.
- ניהול עובדים במיקור חוץ – גיוס עובדים, הדרכה של עובדים, מעקב אחר ביצועי עובדים ועוד.
כמובן שלא צריכים מנהלת משרד שתעשה את כל הפעולות הללו, אבל אפשר להבין שהאפשרויות רבות וניתן לשכור אחת שמתמחה בנושא מסוים שחשוב עבורכם.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי עוזרת אישית במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.